Privacy voorwaarden

Alex Dewulf NV en Dewulf Vastgoedbeheer NV
Laatste update 7 oktober 2026

Wie verwerkt uw persoonsgegevens

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Alex Dewulf NV en Dewulf Vastgoedbeheer NV persoonsgegevens verwerken bij het gebruik van onze website en onze dienstverlening. Zij geldt voor klanten, kandidaat-kopers en -huurders, eigenaars, mede-eigenaars, bewoners, leveranciers en andere contactpersonen.

Alex Dewulf NV is verantwoordelijk voor haar verwerkingen in het kader van vastgoedbemiddeling, verkoop en verhuur. Dewulf Vastgoedbeheer NV is verantwoordelijk voor haar eigen verwerkingen in het kader van syndicusactiviteiten en vastgoedbeheer. Welke vennootschap uw gegevens verwerkt, hangt af van de dienst of het dossier waarop uw contact betrekking heeft.

Bij het beheer van een mede-eigendom kan ook de vereniging van mede-eigenaars (VME) verwerkingsverantwoordelijke zijn. De rol van de VME en die van de syndicus worden bepaald door de betrokken verwerking en de toepasselijke afspraken. U kunt ons vragen welke partij voor uw dossier verantwoordelijk is.

Voor privacyvragen over beide vennootschappen kunt u schrijven naar Zeedijk 527, 8300 Knokke-Heist, of e-mailen naar info@alexdewulf.be. Vermeld bij voorkeur op welke vennootschap of welk gebouw uw vraag betrekking heeft. Wij zorgen voor behandeling door de verantwoordelijke partij.

Welke gegevens wij verzamelen

Afhankelijk van uw relatie met ons verwerken wij identificatie- en contactgegevens, gegevens over uw vastgoed en zoekcriteria, afspraken, bezoeken, aanbiedingen, overeenkomsten, correspondentie en dossierstukken. Voor transacties of beheer kunnen ook betalingsgegevens, facturen, rekeningnummers, eigendomsgegevens, volmachten en wettelijk vereiste identificatiegegevens nodig zijn.

Bij syndicusbeheer kunnen wij gegevens verwerken over mede-eigenaars en bewoners, kostenverdeling, betalingen, algemene vergaderingen, meldingen, onderhoud en schadegevallen. Wij beperken de gegevens tot wat nodig is voor het beheer en de wettelijke opdrachten.

Bij websitegebruik kunnen IP-adres, browsergegevens, beveiligingslogboeken en cookiegegevens worden verwerkt. Bij telefonische communicatie kunnen ook gespreksgegevens, audio en transcripties worden verwerkt zoals hieronder beschreven. Camerabeelden worden uitsluitend verwerkt waar camerabewaking aanwezig is.

Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van u, via onze website en communicatiekanalen, of van partijen die bij uw dossier betrokken zijn, zoals eigenaars, mede-eigenaars, de VME, notarissen, andere makelaars en dienstverleners. Ook bevoegde instanties en wettelijk toegankelijke registers kunnen gegevens verstrekken. Waar vereist informeren wij u over de concrete bron.

Wij vragen u geen gevoelige persoonsgegevens te bezorgen die niet nodig zijn voor uw dossier. Indien dergelijke gegevens toch noodzakelijk zijn, verwerken wij ze alleen met een toepasselijke wettelijke grondslag en de vereiste bescherming.

Doeleinden en rechtsgronden

Voor het beantwoorden van een concrete aanvraag, het organiseren van bezoeken, het voorbereiden van een overeenkomst en het uitvoeren van onze dienstverlening verwerken wij de noodzakelijke gegevens op basis van de overeenkomst of precontractuele maatregelen op uw verzoek.

Voor wettelijke opdrachten, zoals boekhouding, toepasselijke identificatie- en antiwitwasverplichtingen en wettelijke verplichtingen bij mede-eigendom, steunen wij op de betrokken wettelijke verplichting. Wanneer gegevens noodzakelijk zijn om een overeenkomst te sluiten of een wettelijke verplichting uit te voeren, kan het ontbreken ervan betekenen dat wij de betrokken dienst niet kunnen leveren.

Voor passende klantenopvolging, de organisatie en beveiliging van onze werking, het voorkomen van fraude en de verdediging van onze rechten kunnen wij steunen op een gerechtvaardigd belang. Wij beoordelen daarbij de noodzaak van de verwerking en wegen ons belang af tegen uw rechten en redelijke verwachtingen.

Voor verwerkingen waarvoor toestemming vereist is, waaronder niet-noodzakelijke cookies en bepaalde marketingcommunicatie, vragen wij vooraf uw toestemming. U kunt deze op elk moment intrekken. De verwerking vóór de intrekking blijft daardoor niet automatisch onrechtmatig. Voor telefonie gelden daarnaast de specifieke voorwaarden hieronder.

CRM en dossierbeheer

Wij gebruiken CRM- en dossierbeheersoftware, waaronder Realsuite voor de activiteiten waarvoor deze toepassing wordt ingezet. Hierin kunnen contactgegevens, zoekcriteria, communicatie, afspraken en dossierinformatie worden bijgehouden voor klantenopvolging en de uitvoering van onze diensten.

Toegang wordt beperkt tot medewerkers en dienstverleners die de gegevens nodig hebben voor hun opdracht. Gegevens worden niet automatisch vrij gedeeld tussen beide vennootschappen. Een uitwisseling gebeurt alleen voor een bepaald doel en met een geldige rechtsgrond. Gegevens uit syndicusdossiers worden niet zonder passende rechtsgrond hergebruikt voor commerciële prospectie.

Nieuwsbrieven en e-mailmarketing

Wij kunnen u nieuwsbrieven en vastgoedaanbiedingen bezorgen wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven. Een uitzondering voor bestaande klanten passen wij alleen toe wanneer aan alle wettelijke voorwaarden is voldaan: het adres werd verkregen bij een verkoop van een product of dienst, de reclame betreft eigen soortgelijke producten of diensten van dezelfde vennootschap en er wordt bij het verzamelen en bij ieder bericht een eenvoudige, kosteloze mogelijkheid tot weigering geboden.

Wij kunnen aanbiedingen afstemmen op de zoekcriteria die u heeft meegedeeld, zoals locatie, budget en type vastgoed. Dit ondersteunt de selectie van relevante aanbiedingen. U kunt uw voorkeuren aanpassen of bezwaar maken tegen direct marketing, met inbegrip van daarmee samenhangende profilering.

U kunt zich via de uitschrijfmogelijkheid in ieder marketingbericht of via info@alexdewulf.be afmelden. Wij stoppen dan de betrokken marketingverwerking. Een beperkt gegeven kan worden bewaard om uw afmelding te respecteren. Noodzakelijke berichten over lopende opdrachten, betalingen of mede-eigendom vallen hier niet onder.

Indien wij individuele openingen of klikken in marketingberichten meten, informeren wij u over die meting en vragen wij toestemming waar die vereist is. Wij gebruiken zulke metingen niet als verborgen toestemming voor andere doeleinden.

Cookies en gebruik van onze website

Onze website kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken. Strikt noodzakelijke cookies dienen bijvoorbeeld voor beveiliging en het onthouden van uw cookiekeuze. Voor andere cookies, waaronder analytische en marketingcookies, vragen wij vooraf uw toestemming. Het verder bezoeken van de website geldt niet als toestemming.

Via de cookie-instellingen kunt u niet-noodzakelijke cookies aanvaarden of weigeren en uw keuze later wijzigen of uw toestemming intrekken. In uw browser kunt u opgeslagen cookies verwijderen. Het verwijderen ervan wist niet noodzakelijk alle eerder verzamelde gegevens.

De specifieke cookies, aanbieders, doeleinden, werkingsduur, bewaartermijnen van verzamelde gegevens en eventuele doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte worden toegelicht in het cookieoverzicht dat bij de cookie-instellingen beschikbaar wordt gesteld. Voor externe inhoud, zoals kaarten, video’s of sociale media, vragen wij toestemming voordat niet-noodzakelijke trackers worden geactiveerd.

Gebruik van artificiële intelligentie

Wij gebruiken artificiële intelligentie als ondersteuning bij administratie en dienstverlening. AI kan informatie structureren, documenten en e-mails classificeren of samenvatten, teksten voorbereiden en telefonische gesprekken transcriberen en samenvatten.

De rechtsgrond volgt uit het doel van de betrokken verwerking. Het gebruik van AI vormt op zichzelf geen rechtsgrond om persoonsgegevens te verwerken. Wij beperken de ingevoerde gegevens tot wat nodig is en passen waar mogelijk anonimisering of pseudonimisering toe.

Wij selecteren toepassingen en instellingen die passen bij de vertrouwelijkheid van onze dossiers en maken afspraken over beveiliging, toegang, bewaring en eventueel hergebruik door de leverancier. Hergebruik van dossiergegevens voor het trainen van algemene AI-modellen is geen doel van onze dienstverlening en wordt niet zonder afzonderlijke beoordeling en passende rechtsgrond toegestaan.

AI-uitvoer kan fouten bevatten. Medewerkers controleren de uitkomst voordat die voor relevante dossieropvolging of communicatie wordt gebruikt. Wij nemen geen beslissingen die voor u rechtsgevolgen of vergelijkbare belangrijke gevolgen hebben uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking. Indien deze werkwijze verandert, verstrekken wij vooraf de vereiste informatie en waarborgen.

Naast de AVG houden wij rekening met de toepasselijke verplichtingen uit de Europese AI-verordening, waaronder AI-geletterdheid en transparantie waar die vereist is. Wanneer u rechtstreeks met een AI-systeem communiceert, maken wij dat duidelijk overeenkomstig de toepasselijke regels.

Telefonische gesprekken en transcriptie

Wij gebruiken telefoniediensten, waaronder Telsmart. Gesprekken kunnen met AI worden omgezet naar tekst en samengevat om vragen, afspraken en instructies correct te registreren en dossiers op te volgen. Daarbij kan audio tijdelijk worden verwerkt of een opname worden bewaard, afhankelijk van de gebruikte toepassing.

Voor de opname of transcriptie informeren wij u over de verwerking, het concrete doel, de toepasselijke rechtsgrond en de bewaartermijn. De opname of transcriptie wordt alleen gestart wanneer aan de toepasselijke voorwaarden voor elektronische communicatie en gegevensbescherming is voldaan. Wanneer toestemming vereist is, vragen wij die vooraf; een loutere melding of het voortzetten van het gesprek vervangen die toestemming niet.

Als u geen opname of transcriptie wenst, kunt u dit vóór de start aangeven. Wij bieden dan een contactmogelijkheid zonder die verwerking, bijvoorbeeld via e-mail of een gesprek zonder opname of automatische transcriptie. Transcripties en samenvattingen worden alleen gebruikt voor het meegedeelde doel. Relevante informatie wordt gecontroleerd voordat zij in een dossier wordt overgenomen.

Audio wordt verwijderd zodra die niet meer nodig is voor de transcriptie en controle, behoudens een afzonderlijk gerechtvaardigd en vooraf meegedeeld bewaardoel. Een transcriptie wordt niet automatisch even lang bewaard als het dossier: alleen noodzakelijke en gecontroleerde dossierinformatie kan daarin worden opgenomen.

Camerabewaking

Waar bewakingscamera’s aanwezig zijn, worden bezoekers hierover ter plaatse met een pictogram geïnformeerd. Camerabewaking dient voor de bescherming van personen en goederen en het vaststellen van incidenten. De verwerking steunt op het gerechtvaardigd belang bij veiligheid, met naleving van de toepasselijke Camerawet.

Beelden zijn alleen toegankelijk voor bevoegde personen en kunnen, waar wettelijk toegestaan of vereist, aan bevoegde instanties worden verstrekt. Voor camerabewaking die onder de gewone regeling van de Camerawet valt, worden beelden maximaal één maand bewaard en korter wanneer dat volstaat. Relevante beelden kunnen langer worden bewaard wanneer zij nodig zijn als bewijs van een incident of voor het identificeren van betrokkenen.

Voor camera’s in een mede-eigendom wordt de verantwoordelijke partij aangegeven in de informatie over de betrokken installatie. Deze algemene verklaring vervangt die informatie niet.

Met wie wij gegevens delen

Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig en rechtmatig is, bijvoorbeeld met notarissen, contractspartijen, bevoegde instanties, accountants, verzekeraars, juridische adviseurs, aannemers en andere dienstverleners die bij uw dossier betrokken zijn. Bij mede-eigendom kan informatie worden gedeeld met de VME en haar organen of mede-eigenaars voor zover dit noodzakelijk is voor hun wettelijke taken en rechten.

Voor hosting, CRM, telefonie, e-mail, documentbeheer, marketing, AI en transcriptie schakelen wij gespecialiseerde leveranciers in. Wanneer zij in onze opdracht als verwerker optreden, sluiten wij een verwerkersovereenkomst overeenkomstig de AVG. Partijen die zelfstandig doeleinden en middelen bepalen, dragen hun eigen verantwoordelijkheid en kunnen een eigen privacyverklaring hebben.

Internationale doorgiften

Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven of van daaruit toegankelijk zijn, gebruiken wij een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met extra maatregelen waar nodig. U kunt via ons privacycontact informatie of een kopie van de toepasselijke waarborgen vragen.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. De termijn wordt bepaald door het verwerkingsdoel, de duur van uw relatie of opdracht, toepasselijke wettelijke bewaarplichten en de noodzaak om concrete rechten te verdedigen. Daarna worden de gegevens verwijderd of daadwerkelijk geanonimiseerd.

Aanvragen en zoekprofielen worden bewaard zolang de aanvraag of zoektocht actief is en opvolging redelijkerwijs nodig blijft. Wij beoordelen periodiek of contact- en zoekgegevens nog actueel zijn. Contractuele dossiers en beheerdossiers worden tijdens de opdracht bewaard en nadien alleen voor zover wettelijke bewaarplichten of toepasselijke verjaringstermijnen dat rechtvaardigen.

Boekhoudkundige en wettelijk vereiste identificatiestukken volgen de toepasselijke wettelijke termijnen. Marketinggegevens worden gebruikt tot intrekking of bezwaar, of tot zij niet langer relevant zijn. Bewijs van toestemming en afmelding kan beperkt worden bewaard voor naleving en verantwoording.

Voor telefoonaudio en transcripties gelden de afzonderlijke, vóór de verwerking meegedeelde termijnen en de criteria in het onderdeel over telefonie. Camerabeelden volgen de termijn in het onderdeel over camerabewaking. De termijnen voor cookies en de daarmee verzamelde gegevens staan in het cookieoverzicht. U kunt ons vragen welke bewaartermijn voor een specifieke gegevenscategorie in uw dossier geldt.

Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op de aard en de risico’s van de verwerking. Dit omvat het beperken van toegangsrechten, vertrouwelijkheid, beveiliging van systemen en afspraken met leveranciers. Bij een persoonsgegevensincident beoordelen wij of melding aan de toezichthouder en kennisgeving aan betrokkenen vereist zijn.

Uw rechten

U kunt inzage vragen in uw persoonsgegevens en onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren. Onder de wettelijke voorwaarden kunt u ook verwijdering, beperking van verwerking of overdracht van gegevens vragen. Verwijdering is niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld bij een wettelijke bewaarplicht.

U kunt wegens uw specifieke situatie bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing, met inbegrip van daarmee samenhangende profilering, kunt u altijd bezwaar maken. Wanneer verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming op elk moment intrekken.

Stuur uw verzoek naar info@alexdewulf.be of naar ons privacycontact op Zeedijk 527, 8300 Knokke-Heist. Wij beantwoorden uw verzoek in beginsel binnen één maand na ontvangst. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; wij informeren u binnen de eerste maand over de verlenging en de reden.

Bij redelijke twijfel over uw identiteit vragen wij alleen aanvullende gegevens die nodig zijn om uw identiteit te controleren. Stuur niet spontaan een volledige kopie van uw identiteitskaart. Indien een kopie noodzakelijk is, lichten wij toe welke gegevens zichtbaar moeten blijven en hoe u die veilig kunt bezorgen. Verificatiegegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.

Klachten en wijzigingen

U kunt vragen of klachten eerst aan ons privacycontact richten. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Dit recht is niet afhankelijk van een voorafgaande klacht bij ons.

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of de regelgeving verandert. De meest recente versie staat op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u bijkomend wanneer dat vereist is.