Datenschutzerklärung

Alex Dewulf NV und Dewulf Vastgoedbeheer NV
Letzte Aktualisierung: 7. Oktober 2026

Wer verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten?

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Alex Dewulf NV und Dewulf Vastgoedbeheer NV personenbezogene Daten bei der Nutzung unserer Website und unserer Dienstleistungen verarbeiten. Sie gilt für Kunden, potenzielle Käufer und Mieter, Eigentümer, Miteigentümer, Bewohner, Lieferanten und andere Ansprechpartner.

Alex Dewulf NV ist für ihre Verarbeitungen im Rahmen der Immobilienvermittlung, des Verkaufs und der Vermietung verantwortlich. Dewulf Vastgoedbeheer NV ist für ihre eigenen Verarbeitungen im Rahmen von Hausverwaltungsaktivitäten und Immobilienverwaltung verantwortlich. Welche Gesellschaft Ihre Daten verarbeitet, hängt von der Dienstleistung oder der Akte ab, auf die sich Ihre Kontaktaufnahme bezieht.

Bei der Verwaltung einer Miteigentümergemeinschaft kann auch die Miteigentümergemeinschaft (VME) als Verantwortlicher fungieren. Die Rolle der VME und die des Verwalters richten sich nach der jeweiligen Datenverarbeitung und den geltenden Vereinbarungen. Sie können uns fragen, welche Partei für Ihre Angelegenheit zuständig ist.

Bei Datenschutzfragen zu beiden Unternehmen können Sie sich schriftlich an Zeedijk 527, 8300 Knokke-Heist, wenden oder eine E-Mail an info@alexdewulf.be senden. Geben Sie bitte möglichst an, auf welche Gesellschaft oder welches Gebäude sich Ihre Frage bezieht. Wir sorgen dafür, dass Ihre Anfrage von der zuständigen Stelle bearbeitet wird.

Welche Daten wir erheben

Je nach Ihrer Beziehung zu uns verarbeiten wir Identifikations- und Kontaktdaten, Daten zu Ihrer Immobilie und Ihren Suchkriterien, Termine, Besichtigungen, Angebote, Verträge, Korrespondenz und Unterlagen. Für Transaktionen oder die Verwaltung können auch Zahlungsdaten, Rechnungen, Kontonummern, Eigentumsdaten, Vollmachten und gesetzlich vorgeschriebene Identifikationsdaten erforderlich sein.

Im Rahmen der Hausverwaltung können wir Daten über Miteigentümer und Bewohner, die Kostenverteilung, Zahlungen, Eigentümerversammlungen, Meldungen, Instandhaltungsmaßnahmen und Schadensfälle verarbeiten. Wir beschränken die Daten auf das für die Verwaltung und die gesetzlichen Aufgaben erforderliche Maß.

Bei der Nutzung der Website können IP-Adressen, Browserdaten, Sicherheitsprotokolle und Cookie-Daten verarbeitet werden. Bei der telefonischen Kommunikation können zudem Gesprächsdaten, Audioaufzeichnungen und Transkripte wie unten beschrieben verarbeitet werden. Kameraaufnahmen werden ausschließlich dort verarbeitet, wo eine Videoüberwachung vorhanden ist.

Wir erhalten Daten direkt von Ihnen über unsere Website und Kommunikationskanäle oder von Parteien, die an Ihrer Akte beteiligt sind, wie Eigentümer, Miteigentümer, die Eigentümergemeinschaft, Notare, andere Makler und Dienstleister. Auch zuständige Behörden und gesetzlich zugängliche Register können Daten bereitstellen. Soweit erforderlich, informieren wir Sie über die konkrete Quelle.

Wir bitten Sie, keine sensiblen personenbezogenen Daten anzugeben, die für Ihr Dossier nicht erforderlich sind. Sollten solche Daten dennoch notwendig sein, verarbeiten wir sie nur auf einer entsprechenden Rechtsgrundlage und unter Einhaltung der erforderlichen Schutzmaßnahmen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zur Beantwortung einer konkreten Anfrage, zur Organisation von Besichtigungen, zur Vorbereitung eines Vertrags und zur Erbringung unserer Dienstleistungen verarbeiten wir die erforderlichen Daten auf der Grundlage des Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihren Wunsch hin.

Bei gesetzlichen Auflagen, wie beispielsweise der Buchführung, den geltenden Identifizierungs- und Geldwäschebekämpfungsverpflichtungen sowie gesetzlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit Miteigentum, stützen wir uns auf die jeweilige gesetzliche Verpflichtung. Sind Daten für den Abschluss eines Vertrags oder die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich, kann deren Fehlen dazu führen, dass wir die betreffende Dienstleistung nicht erbringen können.

Für eine angemessene Kundenbetreuung, die Organisation und Sicherung unseres Betriebs, die Betrugsbekämpfung und die Wahrung unserer Rechte können wir uns auf ein berechtigtes Interesse stützen. Dabei prüfen wir die Notwendigkeit der Verarbeitung und wägen unser Interesse gegen Ihre Rechte und berechtigten Erwartungen ab.

Für Verarbeitungen, für die eine Einwilligung erforderlich ist, darunter nicht notwendige Cookies und bestimmte Marketingmitteilungen, bitten wir Sie vorab um Ihre Einwilligung. Sie können diese jederzeit widerrufen. Die Verarbeitung vor dem Widerruf wird dadurch nicht automatisch unrechtmäßig. Für Telefonie gelten darüber hinaus die nachstehenden besonderen Bedingungen.

CRM und Aktenverwaltung

Wir nutzen CRM- und Aktenverwaltungssoftware, darunter Realsuite für die Aktivitäten, für die diese Anwendung eingesetzt wird. Darin können Kontaktdaten, Suchkriterien, Kommunikation, Termine und Akteninformationen zur Kundenbetreuung und zur Erbringung unserer Dienstleistungen erfasst werden.

Der Zugriff ist auf Mitarbeiter und Dienstleister beschränkt, die die Daten für ihren Auftrag benötigen. Daten werden nicht automatisch frei zwischen beiden Unternehmen ausgetauscht. Ein Austausch erfolgt nur für einen bestimmten Zweck und auf einer gültigen Rechtsgrundlage. Daten aus Verwalterakten werden ohne entsprechende Rechtsgrundlage nicht für kommerzielle Akquisezwecke wiederverwendet.

Newsletter und E-Mail-Marketing

Wir können Ihnen Newsletter und Immobilienangebote zusenden, sofern Sie dem zugestimmt haben. Eine Ausnahme für Bestandskunden wenden wir nur an, wenn alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind: Die Adresse wurde im Rahmen des Verkaufs eines Produkts oder einer Dienstleistung erhoben, die Werbung betrifft eigene, ähnliche Produkte oder Dienstleistungen desselben Unternehmens und es wird bei der Erhebung sowie bei jeder Mitteilung eine einfache, kostenlose Möglichkeit zum Widerspruch angeboten.

Wir können Angebote auf die von Ihnen angegebenen Suchkriterien wie Lage, Budget und Art der Immobilie abstimmen. Dies unterstützt die Auswahl relevanter Angebote. Sie können Ihre Präferenzen anpassen oder dem Direktmarketing, einschließlich der damit verbundenen Profilerstellung, widersprechen.

Sie können sich über die Abmeldemöglichkeit in jeder Marketingmitteilung oder über info@alexdewulf.be abmelden. Wir stellen dann die betreffende Marketingverarbeitung ein. Es können begrenzte Daten gespeichert werden, um Ihrer Abmeldung Rechnung zu tragen. Notwendige Mitteilungen zu laufenden Aufträgen, Zahlungen oder Miteigentum fallen nicht darunter.

Sofern wir einzelne Öffnungen oder Klicks in Marketingnachrichten messen, informieren wir Sie über diese Messung und bitten Sie um Ihre Einwilligung, sofern diese erforderlich ist. Wir verwenden solche Messungen nicht als versteckte Einwilligung für andere Zwecke.

Cookies und Nutzung unserer Website

Unsere Website kann Cookies und ähnliche Technologien verwenden. Unbedingt notwendige Cookies dienen beispielsweise der Sicherheit und dazu, Ihre Cookie-Einstellungen zu speichern. Für andere Cookies, darunter Analyse- und Marketing-Cookies, bitten wir Sie vorab um Ihre Einwilligung. Der weitere Besuch der Website gilt nicht als Einwilligung.

Über die Cookie-Einstellungen können Sie nicht unbedingt erforderliche Cookies akzeptieren oder ablehnen und Ihre Auswahl später ändern oder Ihre Einwilligung widerrufen. In Ihrem Browser können Sie gespeicherte Cookies löschen. Das Löschen der Cookies löscht nicht unbedingt alle zuvor erhobenen Daten.

Die spezifischen Cookies, Anbieter, Zwecke, Wirkungsdauer, Aufbewahrungsfristen der erhobenen Daten und eventuelle Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums werden in der Cookie-Übersicht erläutert, die in den Cookie-Einstellungen zur Verfügung gestellt wird. Bei externen Inhalten wie Karten, Videos oder sozialen Medien bitten wir um Ihre Einwilligung, bevor nicht unbedingt erforderliche Tracker aktiviert werden.

Einsatz künstlicher Intelligenz

Wir nutzen künstliche Intelligenz zur Unterstützung bei der Verwaltung und Dienstleistungserbringung. KI kann Informationen strukturieren, Dokumente und E-Mails klassifizieren oder zusammenfassen, Texte vorbereiten sowie Telefongespräche transkribieren und zusammenfassen.

Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus dem Zweck der betreffenden Verarbeitung. Die Nutzung von KI stellt für sich genommen keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten dar. Wir beschränken die eingegebenen Daten auf das Notwendige und wenden, soweit möglich, Anonymisierung oder Pseudonymisierung an.

Wir wählen Anwendungen und Einstellungen aus, die der Vertraulichkeit unserer Akten entsprechen, und treffen Vereinbarungen über Sicherheit, Zugriff, Aufbewahrung und gegebenenfalls die Weiterverwendung durch den Anbieter. Die Weiterverwendung von Aktenangaben zum Trainieren allgemeiner KI-Modelle ist kein Ziel unserer Dienstleistungen und wird ohne gesonderte Prüfung und entsprechende Rechtsgrundlage nicht gestattet.

KI-Ausgaben können Fehler enthalten. Mitarbeiter überprüfen das Ergebnis, bevor es für relevante Aktenbearbeitung oder Kommunikation verwendet wird. Wir treffen keine Entscheidungen, die für Sie rechtliche Folgen oder vergleichbar schwerwiegende Auswirkungen haben, ausschließlich auf der Grundlage einer automatisierten Verarbeitung. Sollte sich diese Vorgehensweise ändern, stellen wir Ihnen vorab die erforderlichen Informationen und Garantien zur Verfügung.

Neben der DSGVO berücksichtigen wir die geltenden Verpflichtungen aus der europäischen KI-Verordnung, darunter KI-Kompetenz und Transparenz, wo dies erforderlich ist. Wenn Sie direkt mit einem KI-System kommunizieren, weisen wir Sie gemäß den geltenden Vorschriften deutlich darauf hin.

Telefonate und Transkription

Wir nutzen Telefoniedienste, darunter Telsmart. Gespräche können mithilfe von KI in Text umgewandelt und zusammengefasst werden, um Fragen, Vereinbarungen und Anweisungen korrekt zu erfassen und Akten nachzuverfolgen. Dabei kann Audio vorübergehend verarbeitet oder eine Aufzeichnung gespeichert werden, je nach verwendeter Anwendung.

Vor der Aufzeichnung oder Transkription informieren wir Sie über die Verarbeitung, den konkreten Zweck, die geltende Rechtsgrundlage und die Aufbewahrungsfrist. Die Aufzeichnung oder Transkription wird nur gestartet, wenn die geltenden Bedingungen für elektronische Kommunikation und Datenschutz erfüllt sind. Ist eine Einwilligung erforderlich, holen wir diese vorab ein; eine bloße Mitteilung oder die Fortsetzung des Gesprächs ersetzt diese Einwilligung nicht.

Wenn Sie keine Aufzeichnung oder Transkription wünschen, können Sie dies vor Beginn mitteilen. Wir bieten Ihnen dann eine Kontaktmöglichkeit ohne diese Verarbeitung an, beispielsweise per E-Mail oder ein Gespräch ohne Aufzeichnung oder automatische Transkription. Transkriptionen und Zusammenfassungen werden ausschließlich für den angegebenen Zweck verwendet. Relevante Informationen werden geprüft, bevor sie in eine Akte übernommen werden.

Die Audioaufzeichnung wird gelöscht, sobald sie für die Transkription und Überprüfung nicht mehr benötigt wird, sofern kein gesondert begründeter und im Voraus mitgeteilter Aufbewahrungszweck vorliegt. Eine Transkription wird nicht automatisch so lange aufbewahrt wie die Akte: Nur notwendige und geprüfte Akteninformationen dürfen darin enthalten sein.

Videoüberwachung

Wo Überwachungskameras vorhanden sind, werden Besucher vor Ort durch ein Piktogramm darüber informiert. Die Videoüberwachung dient dem Schutz von Personen und Gütern sowie der Feststellung von Vorfällen. Die Verarbeitung stützt sich auf das berechtigte Interesse an der Sicherheit unter Einhaltung des geltenden Kameragesetzes.

Die Aufnahmen sind nur für befugte Personen zugänglich und können, soweit gesetzlich zulässig oder vorgeschrieben, an zuständige Behörden weitergegeben werden. Bei der Videoüberwachung, die unter die allgemeine Regelung des Videoüberwachungsgesetzes fällt, werden die Aufnahmen maximal einen Monat lang aufbewahrt, kürzer, wenn dies ausreicht. Relevante Aufnahmen können länger aufbewahrt werden, wenn sie als Nachweis für einen Vorfall oder zur Identifizierung der Beteiligten erforderlich sind.

Bei Kameras in einer Eigentümergemeinschaft wird der Verantwortliche in den Informationen zur jeweiligen Anlage angegeben. Diese allgemeine Erklärung ersetzt diese Informationen nicht.

An wen wir Daten weitergeben

Wir geben Daten nur weiter, wenn dies erforderlich und rechtmäßig ist, beispielsweise an Notare, Vertragspartner, zuständige Behörden, Wirtschaftsprüfer, Versicherer, Rechtsberater, Auftragnehmer und andere Dienstleister, die an Ihrem Fall beteiligt sind. Bei Miteigentum können Informationen an die Eigentümergemeinschaft und ihre Organe oder Miteigentümer weitergegeben werden, soweit dies für deren gesetzliche Aufgaben und Rechte erforderlich ist.

Für Hosting, CRM, Telefonie, E-Mail, Dokumentenmanagement, Marketing, KI und Transkription beauftragen wir spezialisierte Dienstleister. Wenn diese in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter tätig werden, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß der DSGVO ab. Parteien, die Ziele und Mittel selbstständig festlegen, tragen ihre eigene Verantwortung und können über eine eigene Datenschutzerklärung verfügen.

Internationale Datenübermittlungen

Wenn Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden oder von dort aus zugänglich sind, stützen wir uns auf einen geltenden Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien, wie beispielsweise die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, ergänzt durch zusätzliche Maßnahmen, sofern erforderlich. Sie können über unseren Datenschutzbeauftragten Informationen oder eine Kopie der geltenden Garantien anfordern.

Wie lange wir Daten speichern

Wir bewahren Daten nicht länger als nötig auf. Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach dem Verarbeitungszweck, der Dauer Ihrer Geschäftsbeziehung oder Ihres Auftrags, den geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der Notwendigkeit, konkrete Rechte zu verteidigen. Danach werden die Daten gelöscht oder tatsächlich anonymisiert.

Anfragen und Suchprofile werden so lange aufbewahrt, wie die Anfrage oder Suche aktiv ist und eine Nachverfolgung nach vernünftigem Ermessen weiterhin erforderlich ist. Wir prüfen regelmäßig, ob Kontakt- und Suchdaten noch aktuell sind. Vertragsunterlagen und Verwaltungsunterlagen werden während der Dauer des Auftrags aufbewahrt und danach nur insoweit, als gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder geltende Verjährungsfristen dies rechtfertigen.

Buchhaltungsunterlagen und gesetzlich vorgeschriebene Identifikationsunterlagen unterliegen den geltenden gesetzlichen Fristen. Marketingdaten werden bis zum Widerruf oder Widerspruch oder bis sie nicht mehr relevant sind, verwendet. Nachweise über Einwilligungen und Abmeldungen können in begrenztem Umfang zur Einhaltung von Vorschriften und zur Rechenschaftslegung aufbewahrt werden.

Für Telefonaufzeichnungen und Transkripte gelten die gesonderten, vor der Verarbeitung mitgeteilten Fristen sowie die Kriterien im Abschnitt über die Telefonie. Für Kameraaufnahmen gelten die im Abschnitt über die Videoüberwachung genannten Fristen. Die Aufbewahrungsfristen für Cookies und die damit erhobenen Daten sind in der Cookie-Übersicht aufgeführt. Sie können bei uns erfragen, welche Aufbewahrungsfrist für eine bestimmte Datenkategorie in Ihrer Akte gilt.

Sicherheit personenbezogener Daten

Wir ergreifen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, die auf die Art und die Risiken der Verarbeitung abgestimmt sind. Dazu gehören die Beschränkung von Zugriffsrechten, Vertraulichkeit, Systemsicherheit und Vereinbarungen mit Lieferanten. Im Falle eines Vorfalls im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten prüfen wir, ob eine Meldung an die Aufsichtsbehörde und eine Benachrichtigung der betroffenen Personen erforderlich sind.

Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten verlangen und unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen lassen. Unter den gesetzlich festgelegten Voraussetzungen können Sie auch die Löschung, die Einschränkung der Verarbeitung oder die Datenübertragung verlangen. Eine Löschung ist nicht immer möglich, beispielsweise bei einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.

Sie können aufgrund Ihrer besonderen Situation der Verarbeitung auf der Grundlage eines berechtigten Interesses widersprechen. Gegen Direktmarketing, einschließlich der damit verbundenen Profilerstellung, können Sie jederzeit Widerspruch einlegen. Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen.

Senden Sie Ihre Anfrage an info@alexdewulf.be oder an unseren Datenschutzbeauftragten unter der Adresse Zeedijk 527, 8300 Knokke-Heist. Wir beantworten Ihren Antrag grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang. Bei komplexen oder mehreren Anträgen kann diese Frist um maximal zwei Monate verlängert werden; wir informieren Sie innerhalb des ersten Monats über die Verlängerung und den Grund dafür.

Bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität erfragen wir nur zusätzliche Angaben, die zur Überprüfung Ihrer Identität erforderlich sind. Senden Sie uns bitte nicht unaufgefordert eine vollständige Kopie Ihres Personalausweises. Sollte eine Kopie erforderlich sein, erklären wir Ihnen, welche Angaben sichtbar bleiben müssen und wie Sie diese sicher übermitteln können. Verifizierungsdaten werden nicht länger als nötig gespeichert.

Beschwerden und Änderungen

Sie können Anfragen oder Beschwerden zunächst an unseren Datenschutzbeauftragten richten. Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde über www.gegevensbeschermingsautoriteit.be einzureichen. Dieses Recht ist nicht von einer vorherigen Beschwerde bei uns abhängig.

Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich unsere Dienstleistungen oder die gesetzlichen Bestimmungen ändern. Die aktuellste Version finden Sie auf unserer Website. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie zusätzlich, sofern dies erforderlich ist.