Politique de confidentialité

Alex Dewulf SA et Dewulf Vastgoedbeheer SA
Dernière mise à jour le 7 octobre 2026

Qui traite vos données à caractère personnel ?

La présente déclaration de confidentialité décrit la manière dont Alex Dewulf SA et Dewulf Vastgoedbeheer SA traitent les données à caractère personnel dans le cadre de l'utilisation de notre site web et de nos services. Elle s'applique aux clients, aux acheteurs et locataires potentiels, aux propriétaires, aux copropriétaires, aux occupants, aux fournisseurs et aux autres interlocuteurs.

Alex Dewulf SA est responsable de ses traitements dans le cadre du courtage immobilier, de la vente et de la location. Dewulf Vastgoedbeheer SA est responsable de ses propres traitements dans le cadre des activités de syndic et de gestion immobilière. La société qui traite vos données dépend du service ou du dossier auquel se rapporte votre prise de contact.

Dans le cadre de la gestion d’une copropriété, l’association des copropriétaires (AC) peut également être responsable du traitement. Le rôle de l’AC et celui du syndic sont déterminés par le traitement concerné et les accords applicables. Vous pouvez nous demander quelle entité est responsable de votre dossier.

Pour toute question relative à la protection des données concernant ces deux sociétés, vous pouvez écrire à l’adresse suivante : Zeedijk 527, 8300 Knokke-Heist, ou envoyer un e-mail à info@alexdewulf.be. Veuillez indiquer de préférence à quelle société ou à quel immeuble se rapporte votre question. Nous veillerons à ce qu’elle soit traitée par la partie responsable.

Quelles données collectons-nous ?

En fonction de votre relation avec nous, nous traitons des données d’identification et de contact, des informations relatives à vos biens immobiliers et à vos critères de recherche, ainsi que des rendez-vous, des visites, des offres, des contrats, de la correspondance et des documents de dossier. Pour les transactions ou la gestion, des données de paiement, des factures, des numéros de compte, des informations sur la propriété, des procurations et des données d’identification requises par la loi peuvent également être nécessaires.

Dans le cadre de la gestion de copropriété, nous pouvons traiter des données concernant les copropriétaires et les occupants, la répartition des charges, les paiements, les assemblées générales, les notifications, l’entretien et les sinistres. Nous limitons les données à ce qui est nécessaire à la gestion et aux missions légales.

Lors de l’utilisation du site web, l’adresse IP, les données du navigateur, les journaux de sécurité et les données des cookies peuvent être traités. Dans le cadre des communications téléphoniques, les données d’appel, les enregistrements audio et les transcriptions peuvent également être traités comme décrit ci-dessous. Les images de vidéosurveillance ne sont traitées que lorsque des caméras de surveillance sont en place.

Nous recevons des données directement de votre part, via notre site web et nos canaux de communication, ou de la part de parties impliquées dans votre dossier, telles que les propriétaires, les copropriétaires, l’association des copropriétaires (VME), les notaires, d’autres agents immobiliers et prestataires de services. Les autorités compétentes et les registres légalement accessibles peuvent également fournir des données. Le cas échéant, nous vous informons de la source concrète.

Nous vous demandons de ne pas nous fournir de données à caractère personnel sensibles qui ne sont pas nécessaires au traitement de votre dossier. Si de telles données s’avèrent néanmoins nécessaires, nous ne les traitons qu’en nous appuyant sur une base juridique applicable et en leur assurant la protection requise.

Finalités et bases juridiques

Afin de répondre à une demande concrète, d’organiser des visites, de préparer un contrat et de fournir nos services, nous traitons les données nécessaires sur la base du contrat ou des mesures précontractuelles à votre demande.

Pour les obligations légales, telles que la comptabilité, les obligations d’identification et de lutte contre le blanchiment d’argent applicables, ainsi que les obligations légales en matière de copropriété, nous nous appuyons sur l’obligation légale concernée. Lorsque des données sont nécessaires pour conclure un contrat ou pour respecter une obligation légale, leur absence peut nous empêcher de fournir le service concerné.

Pour assurer un suivi adéquat de la clientèle, l’organisation et la sécurité de nos activités, la prévention de la fraude et la défense de nos droits, nous pouvons nous fonder sur un intérêt légitime. Ce faisant, nous évaluons la nécessité du traitement et mettons en balance notre intérêt avec vos droits et vos attentes raisonnables.

Pour les traitements nécessitant un consentement, notamment les cookies non indispensables et certaines communications marketing, nous vous demandons votre consentement préalable. Vous pouvez le retirer à tout moment. Le traitement effectué avant ce retrait ne devient pas pour autant automatiquement illicite. En matière de téléphonie, les conditions spécifiques ci-dessous s’appliquent également.

CRM et gestion des dossiers

Nous utilisons des logiciels de CRM et de gestion de dossiers, notamment Realsuite pour les activités pour lesquelles cette application est utilisée. Ces outils permettent de consigner les coordonnées, les critères de recherche, les communications, les rendez-vous et les informations relatives aux dossiers à des fins de suivi des clients et d’exécution de nos services.

L’accès est limité aux collaborateurs et prestataires de services qui ont besoin de ces données pour l’exécution de leur mission. Les données ne sont pas automatiquement partagées librement entre les deux sociétés. Un échange n’a lieu que dans un but précis et sur la base d’une base juridique valable. Les données issues des dossiers de syndic ne sont pas réutilisées à des fins de prospection commerciale sans fondement juridique approprié.

Newsletters et marketing par e-mail

Nous pouvons vous envoyer des newsletters et des offres immobilières si vous y avez consenti. Nous n’appliquons une exception pour les clients existants que lorsque toutes les conditions légales sont remplies : l’adresse a été obtenue lors de la vente d’un produit ou d’un service, la publicité concerne des produits ou services similaires proposés par la même société et une possibilité simple et gratuite de refus est offerte lors de la collecte des données et dans chaque message.

Nous pouvons adapter les offres aux critères de recherche que vous avez indiqués, tels que l’emplacement, le budget et le type de bien immobilier. Cela facilite la sélection d’offres pertinentes. Vous pouvez modifier vos préférences ou vous opposer au marketing direct, y compris au profilage qui y est associé.

Vous pouvez vous désabonner via le lien de désabonnement figurant dans chaque message marketing ou via info@alexdewulf.be. Nous mettrons alors fin au traitement des données à des fins de marketing concerné. Certaines données peuvent être conservées dans une mesure limitée afin de respecter votre désabonnement. Les messages nécessaires concernant les mandats en cours, les paiements ou la copropriété n’en font pas partie.

Si nous mesurons les ouvertures ou les clics individuels dans les messages marketing, nous vous informons de cette mesure et vous demandons votre consentement lorsque cela est requis. Nous n’utilisons pas ces mesures comme un consentement implicite à d’autres fins.

Cookies et utilisation de notre site web

Notre site web peut utiliser des cookies et des technologies similaires. Les cookies strictement nécessaires servent, par exemple, à assurer la sécurité et à mémoriser vos préférences en matière de cookies. Pour les autres cookies, notamment les cookies analytiques et marketing, nous vous demandons votre consentement préalable. Le fait de continuer à naviguer sur le site web ne vaut pas consentement.

Via les paramètres des cookies, vous pouvez accepter ou refuser les cookies non essentiels, modifier votre choix ultérieurement ou retirer votre consentement. Vous pouvez supprimer les cookies enregistrés dans votre navigateur. Leur suppression n’efface pas nécessairement toutes les données collectées précédemment.

Les cookies spécifiques, leurs émetteurs, leurs finalités, leur durée de vie, les délais de conservation des données collectées et les éventuels transferts en dehors de l’Espace économique européen sont détaillés dans l’aperçu des cookies disponible dans les paramètres des cookies. Pour les contenus externes, tels que les cartes, les vidéos ou les réseaux sociaux, nous demandons votre consentement avant d’activer des traceurs non indispensables.

Utilisation de l’intelligence artificielle

Nous utilisons l’intelligence artificielle pour faciliter la gestion administrative et la prestation de services. L’IA permet de structurer des informations, de classer ou de résumer des documents et des e-mails, de préparer des textes, ainsi que de transcrire et de résumer des conversations téléphoniques.

La base juridique découle de la finalité du traitement concerné. L’utilisation de l’IA ne constitue pas en soi une base juridique pour le traitement des données à caractère personnel. Nous limitons les données saisies au strict nécessaire et appliquons, dans la mesure du possible, l’anonymisation ou la pseudonymisation.

Nous sélectionnons des applications et des paramètres adaptés au caractère confidentiel de nos dossiers et concluons des accords concernant la sécurité, l’accès, la conservation et, le cas échéant, la réutilisation par le fournisseur. La réutilisation des données des dossiers pour l'entraînement de modèles d'IA généraux ne fait pas partie des objectifs de nos services et n'est pas autorisée sans évaluation distincte et sans fondement juridique approprié.

Les résultats générés par l’IA peuvent contenir des erreurs. Nos collaborateurs vérifient les résultats avant qu’ils ne soient utilisés dans le cadre du suivi des dossiers ou de la communication. Nous ne prenons aucune décision ayant pour vous des conséquences juridiques ou des conséquences importantes similaires sur la seule base d’un traitement automatisé. Si cette méthode venait à changer, nous vous fournirions au préalable les informations et garanties requises.

Outre le RGPD, nous tenons compte des obligations applicables découlant du règlement européen sur l’IA, notamment en matière de culture de l’IA et de transparence lorsque cela est requis. Lorsque vous communiquez directement avec un système d’IA, nous vous l’indiquons clairement, conformément aux règles applicables.

Appels téléphoniques et transcription

Nous utilisons des services de téléphonie, notamment Telsmart. Les conversations peuvent être transcrites en texte à l’aide de l’IA et résumées afin d’enregistrer correctement les questions, les rendez-vous et les instructions, et d’assurer le suivi des dossiers. À cette fin, les données audio peuvent faire l’objet d’un traitement temporaire ou d’une conservation de l’enregistrement, selon l’application utilisée.

Avant tout enregistrement ou toute transcription, nous vous informons du traitement, de la finalité concrète, de la base juridique applicable et de la durée de conservation. L'enregistrement ou la transcription ne sera lancé que si les conditions applicables en matière de communications électroniques et de protection des données sont respectées. Lorsqu'un consentement est requis, nous le demandons au préalable ; une simple notification ou la poursuite de la conversation ne remplace pas ce consentement.

Si vous ne souhaitez pas d’enregistrement ou de transcription, vous pouvez le signaler avant le début de la communication. Nous vous proposerons alors un moyen de contact ne nécessitant pas ce traitement, par exemple par e-mail ou lors d’un entretien sans enregistrement ni transcription automatique. Les transcriptions et les résumés ne sont utilisés qu’aux fins indiquées. Les informations pertinentes sont vérifiées avant d’être intégrées dans un dossier.

Les enregistrements audio sont supprimés dès qu’ils ne sont plus nécessaires à la transcription et à la vérification, sauf en cas d’objectif de conservation distinct, justifié et communiqué au préalable. Une transcription n’est pas automatiquement conservée aussi longtemps que le dossier : seules les informations nécessaires et vérifiées issues du dossier peuvent y être incluses.

Vidéosurveillance

Lorsque des caméras de vidéosurveillance sont présentes, les visiteurs en sont informés sur place au moyen d’un pictogramme. La vidéosurveillance sert à la protection des personnes et des biens ainsi qu’à la constatation d’incidents. Le traitement repose sur l’intérêt légitime en matière de sécurité, dans le respect de la loi applicable sur la vidéosurveillance.

Les images ne sont accessibles qu’aux personnes habilitées et peuvent, lorsque la loi l’autorise ou l’exige, être transmises aux autorités compétentes. Pour la vidéosurveillance relevant du régime général de la loi sur la vidéosurveillance, les images sont conservées pendant un mois au maximum, ou moins longtemps si cela suffit. Les images pertinentes peuvent être conservées plus longtemps lorsqu’elles sont nécessaires comme preuve d’un incident ou pour identifier les personnes concernées.

Pour les caméras situées dans une copropriété, le responsable est indiqué dans les informations relatives à l’installation concernée. La présente déclaration générale ne remplace pas ces informations.

Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous ne partageons des données que lorsque cela est nécessaire et légitime, par exemple avec des notaires, des parties contractantes, des autorités compétentes, des experts-comptables, des assureurs, des conseillers juridiques, des entrepreneurs et d’autres prestataires de services impliqués dans votre dossier. Dans le cadre d’une copropriété, les informations peuvent être partagées avec l’association des copropriétaires (VME) et ses organes ou avec les copropriétaires, dans la mesure où cela est nécessaire à l’exercice de leurs missions et droits légaux.

Pour l’hébergement, la gestion de la relation client (CRM), la téléphonie, la messagerie électronique, la gestion documentaire, le marketing, l’intelligence artificielle et la transcription, nous faisons appel à des prestataires spécialisés. Lorsqu’ils agissent en tant que sous-traitants pour notre compte, nous concluons un accord de sous-traitance conforme au RGPD. Les parties qui déterminent de manière indépendante leurs finalités et leurs moyens assument leur propre responsabilité et peuvent disposer de leur propre déclaration de confidentialité.

Transferts internationaux

Lorsque des données sont transférées en dehors de l’Espace économique européen ou sont accessibles depuis celui-ci, nous nous appuyons sur une décision d’adéquation applicable ou sur des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées par des mesures supplémentaires si nécessaire. Vous pouvez demander des informations ou une copie des garanties applicables en contactant notre responsable de la protection des données.

Durée de conservation des données

Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire. La durée de conservation est déterminée par la finalité du traitement, la durée de votre relation ou de votre mandat, les obligations légales de conservation applicables et la nécessité de défendre des droits concrets. Passé ce délai, les données sont supprimées ou effectivement anonymisées.

Les demandes et les profils de recherche sont conservés tant que la demande ou la recherche est active et qu’un suivi reste raisonnablement nécessaire. Nous vérifions périodiquement si les données de contact et de recherche sont toujours à jour. Les dossiers contractuels et administratifs sont conservés pendant la durée de la mission et, par la suite, uniquement dans la mesure où les obligations légales de conservation ou les délais de prescription applicables le justifient.

Les documents comptables et les pièces d’identité requises par la loi sont conservés conformément aux délais légaux applicables. Les données marketing sont utilisées jusqu’au retrait du consentement ou à l’opposition, ou jusqu’à ce qu’elles ne soient plus pertinentes. Les preuves de consentement et de désabonnement peuvent être conservées de manière limitée à des fins de conformité et de justification.

Pour les enregistrements téléphoniques et les transcriptions, les délais spécifiques communiqués avant le traitement ainsi que les critères énoncés dans la section consacrée à la téléphonie s’appliquent. Les images de vidéosurveillance sont soumises au délai indiqué dans la section consacrée à la vidéosurveillance. Les durées de conservation des cookies et des données ainsi collectées sont indiquées dans le tableau récapitulatif des cookies. Vous pouvez nous demander quelle est la durée de conservation applicable à une catégorie spécifique de données figurant dans votre dossier.

Sécurité des données à caractère personnel

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées, adaptées à la nature et aux risques liés au traitement. Cela comprend la limitation des droits d’accès, la confidentialité, la sécurité des systèmes et les accords conclus avec les fournisseurs. En cas d’incident lié aux données à caractère personnel, nous évaluons s’il est nécessaire de le signaler à l’autorité de contrôle et d’en informer les personnes concernées.

Vos droits

Vous pouvez demander à consulter vos données à caractère personnel et faire rectifier les données inexactes ou incomplètes. Sous réserve des conditions légales, vous pouvez également demander la suppression, la limitation du traitement ou le transfert des données. La suppression n’est pas toujours possible, par exemple en cas d’obligation légale de conservation.

En raison de votre situation particulière, vous pouvez vous opposer au traitement fondé sur un intérêt légitime. Vous pouvez toujours vous opposer au marketing direct, y compris au profilage qui y est lié. Lorsque le traitement repose sur le consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.

Envoyez votre demande à info@alexdewulf.be ou à notre responsable de la protection des données à l’adresse suivante : Zeedijk 527, 8300 Knokke-Heist. En principe, nous répondons à votre demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception. En cas de demandes complexes ou multiples, ce délai peut être prolongé de deux mois au maximum ; nous vous informerons de cette prolongation et de sa raison au cours du premier mois.

En cas de doute raisonnable quant à votre identité, nous ne vous demanderons que les informations complémentaires nécessaires pour vérifier votre identité. N’envoyez pas spontanément une copie intégrale de votre carte d’identité. Si une copie s’avère nécessaire, nous vous indiquerons quelles données doivent rester visibles et comment vous pouvez nous les transmettre en toute sécurité. Les données de vérification ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire.

Réclamations et modifications

Vous pouvez adresser vos questions ou réclamations en premier lieu à notre responsable de la protection de la vie privée. Vous disposez également du droit de déposer une réclamation auprès de l’Autorité belge de protection des données via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Ce droit n’est pas subordonné à une réclamation préalable auprès de nous.

Nous pouvons modifier la présente déclaration en cas de changement de nos services ou de la réglementation. La version la plus récente est disponible sur notre site web. En cas de modifications substantielles, nous vous en informerons en outre lorsque cela sera nécessaire.